Amióta a digitális világban követjük az irodai számítógép-felhasználást, azóta sokszor hallottuk, hogy rövidesen megvalósul a papírmentes iroda. Aztán a ’90-es évek végén arról kezdtek el cikkezni, hogy a papírmentesség egy nagy lufi és nem lesz belőle semmi. Mert annak ellenére, hogy bevezették a számítógépet és különböző irodai rendszereket használnak, még növekedett is a papír felhasználása, cégtípustól teljesen függetlenül. Most mégis, mintha megfordulna ez a trend, mert az elmúlt három évben az Egyesült Államokban és Nagy-Britanniában már csökkenni kezdett a papírfelhasználás. Szakonyi Andrást, az Iron Mountain magyarországi és közép-európai ügyvezetőjét kérdeztem.
Szakonyi: Valóban, az elmúlt három évben 10 százalékkal csökkent a papírfelhasználás az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban. Ez meglepő lehet nagyon sok ember számára, mert azt gondolják, hogy bármerre járnak, mindenhol papírokat kell kitölteni, papírokat kell benyújtani és még mindenki papíralapon szerződik. Ezzel ellentétben a számok tényleg azt mutatják, hogy csökken a papírfelhasználás. Azt látjuk az iparágban, hogy komoly nagyvállalatok teljesen el fogják hagyni a papírfelhasználást a következő öt évben. Nagy amerikai vállalatláncok nem fogadnak már be a papíralapú számlát és kizárólag digitális számlát fogadnak be alvállalkozóiktól és a szállítóiktól. A digitális számla pedig bekerül a CRM, illetve könyvelési rendszerükbe anélkül, hogy kinyomtatták volna – gyakorlatilag sosem lát papírt az a számla vagy adat.
Szilágyi: De minek köszönhető ez a változás? Annak, hogy végre elkezdtek bízni ezekben az online iratkezelő rendszerekben, vagy ilyen erősen nyomul ez az iparág, netán a környezetvédő-lobbi ereje ilyen erős?
Szakonyi: Mindegyik. Az elmúlt tíz évben rengeteg befektetés ment különböző IT rendszerekbe, CRM rendszerekbe, könyvelési rendszerekbe, amelyeknek a hasznát most igyekeznek learatni a nagyvállalatok. Igen jelentős szerepe van a környezetvédelemnek. Tehát amit nem kell kinyomtatni, mert nem jogi elvárás, hogy kinyomtassuk, azt nem nyomtatják ki. Továbbá költséghatékonysági szempontja is van, hiszen az elmúlt egy évben a papír ára megduplázódott. Tehát a papírfelhasználás egy komoly költségfaktor egy vállalat életében. Arról nem is beszélve, hogy utána azt a papírt tárolni is kell, később meg kell semmisíteni, tehát a papír egész termékciklusa igen költséges.
Szilágyi: Ha jól értem, most még abban a korszakban járunk, amikor kétfelé kell osztani a dokumentumkezelést: bizonyos dokumentumokat kinyomtatva kell megtartani és kezelni, ezért azt tárolni is kell. És a másik az, hogy szépen lassan állunk át az elektronikus dokumentumkezelésre.
Szakonyi: Igen, tehát vannak olyan dokumentumok, amelyeket még mindig ki kell nyomtatni. Ilyenek a munkaszerződések, emberi erőforrás fájlok – ezeket valószínűleg mindig is ki kell nyomtatni és el kell tárolni igen szigorú törvényi szabályozás mellett. Ugyanakkor vannak olyan dokumentumok, amelyeket nem szükséges kinyomtatni – egyszerűen a folyamatos hozzáférést kell biztosítani az elektronikus dokumentumhoz.
Szilágyi: Egy nagyvállalkozás szempontjából el tudom képzelni az előnyöket, de egy kisvállalkozó szereti, ha minél inkább ő kontrollálja az eszközöket, például a kinyomtatott szerződéseket. Odanyúl a szekrénybe és máris a kezében van…
Szakonyi: Erre pont rácáfol az, amit tapasztalunk, vagyis a kisvállalkozó mégsem tudja kontrollálni. Az összes vállalkozástípusnál az iratkezelés megtűrt gyermek, amivel senki nem akar foglalkozni.
Én azt mondom, hogy öt éven belül valószínűleg további 10-15 százalékkal csökken a papírfelhasználás, akár Magyarországon is. És mondjuk tíz év múlva el fogunk jutni egy olyan 60-40%-os arányhoz, tehát 60% papír és 40% digitális iratok világába, akár az államigazgatást, akár az üzleti életet nézzük.
Szilágyi: Tehát a papírmentes iroda végképp álom?
Szakonyi: Ez egy nagyon szép álom, valószínűleg hosszú távon fog megvalósulni, de a minimális papírt felhasználó iroda inkább reális álom.
Utolsó kommentek