Netidők Blogtársaság

Tegnap kezdődött az Országházban az Információs Társadalom Parlamentje névre keresztelt konferencia, melynek köszöntő beszédében Nyitrai Zsolt, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium infokommunikációs államtitkára beszélt a kormányzat terveiről.

Kötelező lesz az ODF

Az államtitkár többek között kitért arra, hogy a Nyílt Dokumentum Formátum (Open Document Format - azaz ODF) lesz a kötelezően használt elektronikus dokumentum formátum a kormányzati szférában. Erről is fog szólni az a kormányhatározat, melynek előkészítése már folyamatban van.

Az ilyen hírek kapcsán szokott elindulni az a találgatás, hogy akkor a Microsoft-tól vásárolt irodai programcsomagok helyett jön a LibreOffice/OpenOffice és nemhogy kevesebbe, de majd többe fog kerülni minden. Persze, fontos ez a része is egy ilyen elhatározásnak, de ennél sokkal többről van szó, ami mindenkit érint ebben az országban.

Miről szól akkor ez az egész?

Egyáltalán nem arról, hogy milyen programmal állítjuk elő az ODF dokumentumot. Ezt a formátumot ugyanis ma szinte minden irodai programcsomag kezeli, tehát teljesen mindegy, hogy mit használunk, a dokumentumaink hordozhatóak lesznek. Ez egy nagy előny akkor hurcolásszuk az iratokat mondjuk két hivatal között, vagy az állampolgár és valamelyik állami szervezet között. A dokumentumot előálltjuk a számunkra legkedvesebb programmal és elküldhetjük anélkül, hogy azon törnénk a fejünket, hogy a másik vajon meg tudja-e nyitni vagy sem.

Van viszont egy másik aspektusa is a dokumentumok használatának. Mégpedig az amikor nem a mának, hanem az utókornak készül valamilyen dokumentum. Ha valaki próbált már megnyitni 10-15 évvel ezelőtt készült dokumentumot, ami egy bizonyos gyártó egy bizonyos programjának egy bizonyos verziójával készült, az tudja, hogy ez mekkora macerává válhat. A gyártó már lehet, hogy nem is létezik. Az operációs rendszerre már nem tudjuk telepíteni azt a programot, amivel gond nélkül tudnánk kezelni a dokumentumot. A jelenleg használt programjaink pedig mérsékelten kiváló eredménnyel alakítják át azokat a most használatos formátumra.

Ami nekünk elég nagy gond egy-két régi, de fontos dokumentum esetén, az az államigazgatásban egyenesen katasztrófa. Képzeljük el, hogy valamilyen korábbi dokumentum elektronikus formában ott van a hivatalnál, de azt mondják, hogy "Tisztelt Ügyfél, sajnos nem tudjuk elolvasni, hogy mi van a dokumentumban, mert nincs hozzá programunk, a papír alapú verziót pedig elmosta a tavalyi árvíz." Valószínű, hogy nem lennénk túl boldogok. Amikor az államigazgatásban használt elektronikus dokumentumokról beszélünk, akkor tehát ne csak arra gondoljunk, hogy ma milyen dokumentumokat használunk, hanem arra is, hogy azokat 30, 50 vagy akár 100 év múlva elő tudjuk-e úgy venni, hogy meg tudjuk nyitni az akkori programokkal.

A nyílt dokumentum formátum mellett nem kell aggónunk azon, hogy egy gyártó megszűnésével a zárt dokumentum formátum is elvész. Maga az irat egy idő után pedig sokkal nagyobb érték, mint a program, amivel azt létrehozták. Ezért fontos a nyílt szabványok és dokumentum formátumok használata.

Amióta a digitális világban követjük az irodai számítógép-felhasználást, azóta sokszor hallottuk, hogy rövidesen megvalósul a papírmentes iroda. Aztán a ’90-es évek végén arról kezdtek el cikkezni, hogy a papírmentesség egy nagy lufi és nem lesz belőle semmi. Mert annak ellenére, hogy bevezették a számítógépet és különböző irodai rendszereket használnak, még növekedett is a papír felhasználása, cégtípustól teljesen függetlenül. Most mégis, mintha megfordulna ez a trend, mert az elmúlt három évben az Egyesült Államokban és Nagy-Britanniában már csökkenni kezdett a papírfelhasználás. Szakonyi Andrást, az Iron Mountain magyarországi és közép-európai ügyvezetőjét kérdeztem.

Szakonyi: Valóban, az elmúlt három évben 10 százalékkal csökkent a papírfelhasználás az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban. Ez meglepő lehet nagyon sok ember számára, mert azt gondolják, hogy bármerre járnak, mindenhol papírokat kell kitölteni, papírokat kell benyújtani és még mindenki papíralapon szerződik. Ezzel ellentétben a számok tényleg azt mutatják, hogy csökken a papírfelhasználás. Azt látjuk az iparágban, hogy komoly nagyvállalatok teljesen el fogják hagyni a papírfelhasználást a következő öt évben. Nagy amerikai vállalatláncok nem fogadnak már be a papíralapú számlát és kizárólag digitális számlát fogadnak be alvállalkozóiktól és a szállítóiktól. A digitális számla pedig bekerül a CRM, illetve könyvelési rendszerükbe anélkül, hogy kinyomtatták volna – gyakorlatilag sosem lát papírt az a számla vagy adat.

Szilágyi: De minek köszönhető ez a változás? Annak, hogy végre elkezdtek bízni ezekben az online iratkezelő rendszerekben, vagy ilyen erősen nyomul ez az iparág, netán a környezetvédő-lobbi ereje ilyen erős?

Szakonyi: Mindegyik. Az elmúlt tíz évben rengeteg befektetés ment különböző IT rendszerekbe, CRM rendszerekbe, könyvelési rendszerekbe, amelyeknek a hasznát most igyekeznek learatni a nagyvállalatok. Igen jelentős szerepe van a környezetvédelemnek. Tehát amit nem kell kinyomtatni, mert nem jogi elvárás, hogy kinyomtassuk, azt nem nyomtatják ki. Továbbá költséghatékonysági szempontja is van, hiszen az elmúlt egy évben a papír ára megduplázódott. Tehát a papírfelhasználás egy komoly költségfaktor egy vállalat életében. Arról nem is beszélve, hogy utána azt a papírt tárolni is kell, később meg kell semmisíteni, tehát a papír egész termékciklusa igen költséges.

Szilágyi: Ha jól értem, most még abban a korszakban járunk, amikor kétfelé kell osztani a dokumentumkezelést: bizonyos dokumentumokat kinyomtatva kell megtartani és kezelni, ezért azt tárolni is kell. És a másik az, hogy szépen lassan állunk át az elektronikus dokumentumkezelésre.

Szakonyi: Igen, tehát vannak olyan dokumentumok, amelyeket még mindig ki kell nyomtatni. Ilyenek a munkaszerződések, emberi erőforrás fájlok – ezeket valószínűleg mindig is ki kell nyomtatni és el kell tárolni igen szigorú törvényi szabályozás mellett. Ugyanakkor vannak olyan dokumentumok, amelyeket nem szükséges kinyomtatni – egyszerűen a folyamatos hozzáférést kell biztosítani az elektronikus dokumentumhoz.

Szilágyi: Egy nagyvállalkozás szempontjából el tudom képzelni az előnyöket, de egy kisvállalkozó szereti, ha minél inkább ő kontrollálja az eszközöket, például a kinyomtatott szerződéseket. Odanyúl a szekrénybe és máris a kezében van…

Szakonyi: Erre pont rácáfol az, amit tapasztalunk, vagyis a kisvállalkozó mégsem tudja kontrollálni. Az összes vállalkozástípusnál az iratkezelés megtűrt gyermek, amivel senki nem akar foglalkozni.
Én azt mondom, hogy öt éven belül valószínűleg további 10-15 százalékkal csökken a papírfelhasználás, akár Magyarországon is. És mondjuk tíz év múlva el fogunk jutni egy olyan 60-40%-os arányhoz, tehát 60% papír és 40% digitális iratok világába, akár az államigazgatást, akár az üzleti életet nézzük.

Szilágyi: Tehát a papírmentes iroda végképp álom?

Szakonyi: Ez egy nagyon szép álom, valószínűleg hosszú távon fog megvalósulni, de a minimális papírt felhasználó iroda inkább reális álom.